martes, 16 de diciembre de 2008

TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

RESUMEN:
TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS:
-- Conocer las características de la comunicación consultiva, tanto en lo que respecta a su metodología en comunicaciones escritas, como el manejo de reuniones consultivas y consultivas deliberativas a nivel oral.
-- Conocer y manejar los tres métodos en lo que se basa la comunicación de convencimiento, que son: Fuerza de argumentación, persuasión y sugestión.
-- Identificar los diversos estilos de comunicación que los interlocutores tienen en una relación directa. Esto permitirá la concientización de actitudes negativas que deberán ser superadas.

— Dentro de la organización, existen diversos tipos de comunicación, en cuanto a la trayectoria de su difusión; es definitivo que el logro de sus objetivos va en relación directa con la operatividad de sus líneas de comunicación, que pueden ser: vertical ascendente y descendente, horizontal y global.
En términos generales todo acto de comunicación lleva implícito tres tipos de objetivos: informar, consultar o convencer.

COMUNICACION INFORMATIVA
Como su nombre lo indica, la comunicación informativa tiene como único objetivo de dar a conocer al receptor una noticia orden información que este desconoce y que considera importante esté enterado, por la relación que tiene con el hecho en sí.

Elementos:
1. Antecedentes de la información, lo que la origina.
2. La información en si, con todas las características de tiempo, lugar y otras que la precisen.
—3. Consecuencias que se desprenden de la información. En términos generales, en toda organización se viven sucesos que deben ser puestos del conocimiento de toda la empresa o bien de un departamento. Si la información va dirigida a un grupo de personas y no es importante podrá utilizarse una circular, pero, si es importante podrá optarse por la reunión informativa, que debe manejarse de acuerdo con el siguiente esquema

Reunión lnformativa:
Previamente se convocará a los interesados a la reunión, anunciándoles de manera esquemática el objetivo de la misma, fecha, hora y lugar de la reunión. Silos participantes conocen con anterioridad su objetivo, podrán preparar alguna pregunta que en caso de no ser aclarada en el propio manejo de la reunión, pueda plantearse al final.
Uno de Los objetivos importantes de este tipo de reuniones es, precisamente, el ahorro del tiempo, ya que en un tiempo determinado se informa del hecho y se aclaran las dudas que pudieran presentarse.

Manejo de la reunión:
1. Anotar el objetivo de la reunión en un lugar visible, esto evita que los asistentes se salgan del tema.
2. Dar la información ordenada, es decir desarrollar antecedentes, aviso y consecuencias a corto y mediano plazo.
Dado que ésta es la parte central de la reunión, es fundamental que el coordinador haya preparado una información completa, detallada; se considera conveniente que éste aplique la empatía, para que desde el lugar del receptor decida si en los términos en que planteará la reunión, será suficiente la información o surjan algunas lagunas; con esta visión conformará una información integral.
3. Abrir el foro de preguntas. Dado que esta reunión sólo busca informar de una decisión ya tomada, no es conveniente que en ningún momento el emisor haga preguntas para conocer si la medida les parece positiva o no; el objetivo de la reunión informativa no se debe olvidar en ningún momento, recuerde que es sólo el de informar.

COMUNICACION INFORMATIVA PERSUASIVA
Todavía dentro del género informativo, tenemos la comunicación informativa persuasiva, que busca como su nombre lo indica además de informar, persuadir al receptor de que el hecho que se le está comunicando, resulta positivo para los fines buscados.
Este tipo de comunicación debe manejarse de acuerdo al siguiente esquema:

Elementos:
1. Antecedentes del aviso, el por qué, los hechos que lo originaron.
En muchas ocasiones un receptor si no está informado de este punto considera que las decisiones que el emisor toma, o hace de manera arbitraria, sin bases que las justifiquen y sólo apoyado en la autoridad del puesto. Cuando el receptor conoce con objetividad los hechos que las provocan, tenderá a aceptar más fácilmente las decisiones.
Reunión Informativa Persuasiva
La reunión se manejará siguiendo el esquema anteriormente explicado, sólo que el emisor tendrá que apoyar su mensaje, en su voz, sus expresiones faciales, sus movimientos, etc...

El esquema de esta reunión es:
1. Anotar el objetivo,
2. Dar la información ordenada, es decir desarrollando antecedentes, aviso y consecuencias.
Un emisor inteligente, se habrá preparado con anterioridad, planteándose él mismo as preguntas difíciles que supone saldrán a la luz durante la reunión.
No hay que olvidar que el lenguaje oral es sólo uno de los recursos con que cuenta un emisor, Para este tipo de reunión puede allegarse de recursos visuales, gráficos, o de carácter científico o especializado, si es que el tipo de asunto lo amerita,

COMUNICACION CONSULTIVA
Este tipo de comunicación tiene como objetivo fundamental recabar diversas opiniones, sugerencias, puntos de vista que faciliten la toma de decisiones en relación con la solución de un problema planteado o de una meta a alcanzar.
El punto central que marca el éxito de este tipo de comunicación, estriba en el planteamiento del problema o en las expectativas de la meta, ya que si éstas se hacen con la suficiente profundidad y claridad, tendremos la seguridad que Las aportaciones de los receptores serán atinadas y clarificadoras; en cambio si el planteamiento fue superficial o confuso, las respuestas serán en el mismo nivel.
El esquema de la comunicación consultiva es el siguiente:

1. Antecedentes de carácter objetivo y subjetivo que originaron el problema, o en el caso de una meta a alcanzar, expectativas de carácter objetivo y subjetivo que se pretendan alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
2. Planteamiento y clarificación del problema a resolver o de la meta a alcanzar, precisándolo con las circunstancias de tiempo, lugar, personas involucradas o cualquier otra que proporcione suficientes elementos de análisis para los receptores.
3. Solicitar la consulta, especificando el área específica del problema o de la meta en la cual se requiere a ayuda (generalmente se consulta a diversos receptores especialistas técnicos o personas en general que hayan tenido experiencias directas con problemas similares), así como las fechas limite en que habrán de recibirse sus aportaciones.
Cuando la decisión final no es de carácter confidencial, sí se considera conveniente comunicarla, ya que los receptores se sentirán motivados al saber que su aportación fue utilizada y valorada.

Reunión Consultiva
El éxito de esta reunión, mucho depende del tipo y número de personas a as que se convoque.
En muchas ocasiones esta reunión fracasa precisamente por no haber tenido en cuenta el factor número y el factor calidad de los participantes.
2. El coordinador abrirá la reunión leyendo en voz alta el problema o la meta, clarificando su contenido. En caso de haber alguna duda se aclarará.
3. El coordinador precisará los antecedentes del problema, tanto los de orden objetivo como subjetivo, o las expectativas de la meta a nivel objetivo y subjetivo que se pretenda alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
Este paso se conoce con el nombre de “Bosquejo de soluciones”, ya que pretende únicamente reunir ideas rápidas, de carácter general, en donde puedan encontrarse una posible solución. No es necesario que se llegue a un contexto general, dado que la reunión tiene solamente un carácter consultivo.
6. El coordinador agradece lo valioso de las aportaciones, comunicándoles que en fecha futura les comunicará la decisión que tome.

Reunión Consultiva Deliberativa
Este tipo de comunicación solamente puede llevarse a cabo de manera oral, ya que su éxito está basado en la discusión, en la deliberación, que varias personas llevan a cabo en un momento determinado.

1. Planeación. Planteamiento y clarificación del objetivo.
Dado que toda reunión debe tener un propósito, ya sea un problema a resolver, una decisión por tomarse, un objetivo a alcanzar, debe plantearse por escrito en forma precisa y clara, haciéndoselos llegar a los asistentes con un mínimo de 36 horas antes de la reunión.

2. Selección de los participantes.
La cantidad y el número de los participantes es fundamental para el éxito de la reunión.
En virtud de que se considera valiosa la aportación de cada uno, su número no debe exceder de 15 personas, seleccionadas con base en a calidad y cantidad de conocimientos o experiencia que tengan en relación con el objetivo de la reunión, así también por su habilidad para contribuir con aportaciones constructivas y claras.

3. Determinar cuánto tiempo llevará el desarrollo de cada punto.
Para delimitar el tiempo total de la reunión, Genera mente el tiempo máximo adecuado para este tipo de reunión es de 2 horas, un mayor tiempo no será productivo, porque el nivel de concentración y asimilación de los participantes bajaría.

4. Escoger el lugar adecuado para la reunión
La atmósfera debe ser agradable y contar con buena iluminación.

Esquema de la Reunión
1. Previamente el coordinador habrá anotado en un pizarrón visible para todo el auditorio, el objetivo de la reunión
2. A la hora que los participantes vayan llegando, la persona encargada del servicio de café, deberá preguntarles su preferencia; esto evita las interrupciones a mitad de la reunión.
4. El coordinador leerá en voz alta el objetivo de la reunión, clarificándolo en caso de haber dudas.
5. Abrir la discusión al análisis de los, antecedentes que provocaron el problema o la toma de decisión, motivando la participación de los asistentes. Generalmente una discusión se abre con una pregunta de carácter general.
A medida que las aportaciones se vayan recibiendo, el coordinador u otra persona asignada por él, deberán anotar en el pizarrón las aportaciones. 6. Bosquejo de soluciones.
Las posibles soluciones al problema deberán plantearse de manera esquemática o sea, en términos generales.
Hay que recordar que todo análisis conlleva la clarificación de los puntos positivos y negativos que contiene cada solución.
10. El coordinador deberá agradecer la participación de Los asistentes

Características que debe poseer el coordinador
Capacidad para elaborar preguntas.
Tipos de preguntas:
a) Pregunta general.
b) Pregunta directa.
Juan ¿qué tienes tú que decir al respecto? La pregunta directa involucra a los participantes tímidos o distraídos.
c) Pregunta indirecta.
Tener un nivel adecuado de observación y concentración, para evitar las divagaciones, así como para detectar gestos, movimientos de cabeza y cualquier comunicación no verbal que le indiquen cansancio de los participantes, aprobación o rechazo de algún punto en especial, molestia, etcétera.
Pero si el coordinador se enoja, la reunión fracasará.
Un buen coordinador no impone su opinión, solamente dirige la reunión, evitando los alardes de superioridad o control.
Un buen coordinador tiene siempre presente el tiempo, procura no pasar de un punto de la reunión a otro sin preguntar a los participantes si no existe una opinión más; pero, al mismo tiempo no regresa a un punto que ya había sido superado. En pocas palabras termina la reunión en el tiempo previsto.
En una palabra, el éxito de esta reunión depende fundamentalmente de la capacidad del coordinador.

Existen tres métodos básicos, características particulares de destinatario y aplicación:
1. Fuerza de argumentación.
Persuasión.
Sugestión.

Estudio del receptor
Es de fundamental importancia recalcar que el género de convencimiento necesita para cumplir con su objetivo, apoyarse en ideas que convenzan al receptor, para encontrarlas es fundamental que realicemos un estudio a fondo de sus características. Una comunicación enviada a un receptor anónimo fracasaría, cada ser humano tiene necesidades e intereses propios.

ESTILOS DE COMUNICACION
Cuando los interlocutores se encuentran frente a frente en un intercambio de ideas ya sea de carácter informativo, consultivo o de convencimiento, manifiestan sus ideas con actitudes o estilos diferentes, Los más característicos
Son:

INFORMAR:
Informo cuando comparto mis ideas y mis propósitos para estimular a los demás a expresarse y poder yo conocer sus intenciones y sus reacciones. Busco la captación, aunque no necesariamente la aceptación de mis ideas.
SOLICITAR:
Solicito cuando trato de inducir a otras personas a que externen sus ideas y opiniones y escucho comprensivamente sus puntos de vista.
CONVENCER:
Me interesa persuadir a otros de as ventajas de mis ideas y de que hay que realizar mis propósitos. Si hay obstáculos busco superarlos, ya sea con argumentación, persuasión o sugestión.


Estos estilos reflejan de hecho cuatro actitudes fundamentales:

1. Colaborar (informar y solicitar).
2. Imponer (convencer y forzar).
3. Asimilar (transigir y someterse).
4. Abdicar (retirarse y desahogarse).



TIPOS DECOMUNICACION EN CUANTO A SU DIFUSION
DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN

Comunicación formal e informal.
Todas las organizaciones cuentan con comunicación formal e informal, derivada de la propia integración de la unidad de trabajo y atendiendo a la naturaleza propiamente dicha de la comunicación.

Ejemplos de este tipo de comunicación pueden ser los boletines, cartas, oficios, memorandos, publicaciones internas, circulares...

La comunicación informal, por el contrario, está directamente vinculada a la organización informal de la empresa, comprendiendo las interrelaciones sociales de los diversos elementos que forman parte de la organización. son ejemplos de comunicación informal.

La trayectoria de la comunicación.
La comunicación en una empresa debe establecer canales de información hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados.

Así tenemos que la comunicación, atendiendo a la trayectoria que sigue, puede ser: Vertical ascendente, vertical descendente, horizontal y global.

Comunicaciones descendentes.
Se encuentran referidas a todas aquellas comunicaciones que “descienden” en la empresa, tomando como base el organigrama de tipo vertical.
Las comunicaciones descendentes las encontramos en órdenes, instrucciones, amonestaciones, medidas disciplinarias, estímulos, circulares, entrevistas de diversos tipos...

Comunicaciones ascendentes.
La comunicación adopta la trayectoria ascendente, cuando son los niveles inferiores los que desean hacer llegar sus ideas a los altos niveles de la organización. Las más comunes son sugerencias, quejas, peticiones, etc...
Este tipo de comunicación permite la integración real de la empresa. Cuando no se establecen canales regulares de comunicación ascendente podemos afirmar que la empresa enfrentará problemas de desintegración.

Comunicaciones horizontales y. globales.
Esta comunicación se refiere a la información que se transmite hacia los lados y en forma general a todos los elementos de la organización.

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